Положение о проверке контрагента

Проверка партнера — это проявление коммерческой осмотрительности. Отказ от этой процедуры несет как коммерческие, так и налоговые риски — вплоть до доначисления налогов, пеней и штрафов. Порядок анализа контрагента организация закрепляет в специальном положении или внутренней политике.

Что такое коммерческая осмотрительность

Определение коммерческой осмотрительности описано в Письме ФНС России от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@ как «применяемый в гражданском обороте стандарт обоснованного выбора контрагента». Проверку проводят, чтобы оценить добросовестность партнера. Подробнее об этом мы рассказали в статье «Должная осмотрительность».

Проверка контрагента призвана минимизировать сразу два риска:

• коммерческий — проверка позволяет убедиться в добросовестности бизнес-партнера и в том, что он надлежащим образом исполнит свои обязательства: проведет оплату, отгрузит товары, окажет услуги;
• налоговый — проверка поможет подтвердить, что партнер не уклоняется от налоговых обязательств и не участвует в сомнительных схемах, следовательно, налоговики не будут предъявлять претензий ни к самой организации, ни к ее партнерам.

Проверка не убережет от всех рисков. Однако она снижает их и позволяет защититься от претензий налоговой, если будет правильно оформлена.

Почему организация несет налоговые риски за действия своего контрагента

Текущая практика сформирована так, что если бизнес-партнер не исполняет свои обязанности по уплате налогов и сборов, то налоговая может доначислить налог на прибыль и НДС всем организациям, которые с ним сотрудничали. Опирается ФНС на ст. 54.1 НК РФ, о которой мы детально и с разбором судебной практики рассказали в статье «Статья 54.1 НК РФ. Практика применения».

Налогоплательщик вправе уменьшить налоговую базу или сумму подлежащего уплате налога при соблюдении одновременно двух условий:

• основная цель совершения сделки не связана с неуплатой или неполной уплатой или зачетом суммы налога;
• обязательства по сделке исполнены надлежащим лицом.

Нарушение налогового законодательства контрагентом дает ФНС повод думать, что цель совершения сделки — неуплата налога. Следовательно, штрафные санкции применяют как к партнеру, так и к самому налогоплательщику. Это связано с особенностями и механизмом начисления и уплаты НДС.

Однако организация может снизить риски, если докажет, что проявила коммерческую осмотрительность. Налогоплательщик не должен отвечать за нарушения своего контрагента, если проявил осмотрительность и сделка была реальной.

Зачем нужно положение о проверке контрагента

Анализировать контрагентов без регламента можно, достаточно дать устные наставления сотрудникам о том, как это сделать: запросить документы, проверить партнера через сервис «Прозрачный бизнес» и так далее. И, возможно, этот «неформальный» процесс даже будет работать, но убережет он компанию только от коммерческих рисков.

Налоговые риски при этом остаются. К добросовестной организации, случайно связавшейся с фирмой-однодневкой или недобросовестным налогоплательщиком, придет налоговый инспектор с единственным вопросом: «Как проводилась проверка организации перед сотрудничеством?».

Без регламента, в котором закреплен единый стандарт проверки и фиксации ее результатов, подтвердить, что компания придерживается принципов коммерческой осмотрительности, практически невозможно. И налоговая, основываясь на отсутствии доказательств, может доначислить налоги и штрафы.

Какие санкции может применить ФНС за отсутствие положения о проверке контрагентов

Отсутствие самого регламента по проверке бизнес-партнеров — это не нарушение. Однако налоговая следует простой логике: «Нет регламента — нет единых стандартов проверки — нет доказательства проявления коммерческой осмотрительности». В таком случае налоговики могут:

• доначислить налог, сумма которого была занижена, например, из-за участия в сделке фирмы-прослойки или фирмы-однодневки;
• отказать в налоговом вычете, если бизнес-партнер не платит НДС;
• начислить пени за несвоевременную уплату доначисленного налога;
• оштрафовать на 20% от неуплаченной суммы налога за неумышленное нарушение (п. 1 ст. 122 НК РФ);
• оштрафовать на 40% от неуплаченной суммы налога за умышленное нарушение (п. 3 ст. 122 НК РФ).

Например, специалист отдела продаж ООО «Герольд» нашел ООО «Маркетолог», компанию готовую оказать услуги по проведению маркетингового анализа рынка и разработки стратегии сбыта продукции. Стоимость услуг составила 600 000 рублей, в том числе НДС 20 % — 100 000 рублей. «Герольд»принял входящий НДС к вычету.

Спустя несколько месяцев выясняется, что «Маркетолог» — недобросовестный налогоплательщик. Компания не платит налоги и не сдает отчетность. Налоговая быстро выносит решение в отношении «Маркетолога» и переключается на его партнеров, в том числе на «Герольда».

Задача организации доказать, что она анализировала своего партнера и никаким образом не могла знать, что «Маркетолог» нарушает налоговое законодательство.

Какие разделы должны быть в положении о проверке контрагентов

Законодательно установленной формы положения, политики или регламента о проверке — нет. Как и нет перечня той информации или тех источников, которые организация обязана проверить до начала сотрудничества с новым бизнес-партнером.

Цель проверки — определить добросовестность будущего поставщика или покупателя. Поэтому не стоит ограничиваться запросом выписки из ЕГРЮЛ и копией Устава.

Лица, ответственные за проверку контрагентов

В крупных организациях за анализ отвечают специалисты службы безопасности. Чаще всего это люди, имеющие специальное образование и опыт работы в различных органах и ведомствах: ФНС, МВД, ФСБ и так далее.

В небольших компаниях эта задача обычно поручается сотрудникам бухгалтерии, экономического или юридического отделов.

Перечень проверяемых контрагентов

Проверять нужно всех бизнес-партнеров, не только поставщиков, исполнителей и подрядчиков, но и покупателей и заказчиков.

Если количество контрагентов велико, то растут затраты времени на их проверку. В таком случае бизнес-партнеров можно группировать по сумме заключаемого контракта, и чем сумма больше, тем детальнее проверка должна быть.

Например, партнеры 1-го уровня — сумма заключаемого контракта до 300 000 рублей, 2-го уровня — от 300 001 до 1 000 000 рублей, 3-го уровня — от 1 000 001 рублей и более.

Частота проверки

Периодичность проверки также лучше закрепить в политике. Проводить повторную проверку рекомендуется не реже одного раза в год. Если в течение этого срока о контрагенте стали известны порочащие его факты, сотрудничество лучше прекратить или провести повторную проверку.

Например, после анализа партнера признали добросовестным и начали с ним работать. Спустя полгода выясняется, что руководителя бизнес-партнера обвиняют в даче взятки должностному лицу. В таком случае, лучше прекратить дальнейшее сотрудничество до того момента, пока суд не вынесет окончательное решение.

Но гораздо эффективнее поставить контрагентов на автоматический мониторинг и постоянно отслеживать их изменения, чтобы вовремя корректировать условия сотрудничества.

Анализируемые источники информации

В регламенте стоит сразу прописать, какие документы должна запросить служба безопасности у контрагента. Для удобства можно оформить данный раздел в виде чек-листа, чтобы ответственный специалист ничего не упустил.

Обычно запрашивают следующий пакет документов:

• карточка организации;
• учредительные документы: Устав, решение о создании организации;
• приказ (решение) о назначении генерального директора;
• приказ о назначении главного бухгалтера;
• доверенность и копию паспорта, если от имени организации действует представитель по доверенности;
• выписка из ЕГРЮЛ / ЕГРИП;
• свидетельство о государственной регистрации;
• свидетельство ИНН;
• лицензии, сертификаты, допуски;
• документы, подтверждающие право собственности на юридический адрес, или договор аренды;
• бухгалтерская отчетность за несколько отчетных периодов;
• справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам;
• копия страницы с мнением аудитора из аудиторского заключения (если применимо);
• правоустанавливающие документы на предмет сделки и так далее.

После этого сотрудник приступает к анализу открытых источников информации. Их также можно закрепить в виде чек-листа.

Если подключены платные сервисы проверки контрагентов, то в политике можно так и указать, что используется отчет, сформированный в специализированной программе.

Алгоритм проверки

Здесь нужно расписать как проходит процесс проверки контрагента. Пример действий ответственного сотрудника следующий:

• запрашивает у контрагента документы для анализа по установленному перечню;
• собирает информацию из открытых источников по установленному перечню;
• при отсутствии документов или информации, составляет пояснительную записку с указанием причин их отсутствия;
• анализирует собранную информацию в течение 3-х рабочих дней;
• при необходимости запрашивает дополнительные документы;
• по итогу проверки составляет отчет по утвержденной форме с приложением копий всех документов;
• передает сформированный отчет лицу, принимающему решение о дальнейшей работе с контрагентом;
• ответственное лицо фиксирует в отчете вывод о возможности или невозможности дальнейшего сотрудничества с контрагентом.

Важно! Один сотрудник может отвечать за сбор информации, а второй — за вывод. Более того, в регламенте можно предусмотреть, что вывод о добросовестности контрагента принимается коллегиально. Например, фиксируются мнения службы безопасности, финансового и юридического отделов, после чего принимается соответствующее решение.

Порядок вынесение решения

Как сделать вывод о дальнейшей работе или, наоборот, об отказе от работы, каждая компания решает самостоятельно. Можно разработать перечень стоп-факторов, например:

• контрагент находится в стадии банкротства;
• у контрагента есть налоговые правонарушения, сумма штрафов по которым превышает 1 000 000 рублей;
• у партнера есть задолженность перед налоговой, размер которой превышает 15 % балансовой стоимости активов;
• руководитель контрагента привлекался к ответственности за экономические преступления и так далее.

Или в регламенте можно предусмотреть систему баллов. Это облегчит процесс вынесения решения.

Например, контрагент зарегистрирован менее одного года назад — 5 баллов, более трех лет — 0 баллов; уставный капитал 10 000 рублей — 2 балла, более 100 000 рублей — 1 балл и так далее.

Срок хранения отчета о проверке

В регламенте фиксируют срок хранения отчета по проверке бизнес-партнера. Можно ориентироваться на срок хранения первички — 5 лет. Отчет о проверке необходимо прикладывать к первичным документам по контрагенту.

Приложения к политике по проверке контрагентов

В приложениях можно закрепить:

• чек-лист запрашиваемых документов;
• чек-лист проверяемых источников информации;
• образец отчета по проверке;
• формы объяснительных записок и так далее.

Отчет о проверке контрагента

Отчет — это итоговый результат анализа бизнес-партнера. Он должен содержать всю собранную о контрагенте информацию и вывод о его добросовестности.

Если налоговая запросит подтверждение проявления коммерческой осмотрительности, то именно регламент проверки и отчет будут основными доказательствами.

Можно ли работать с контрагентом, не прошедшим проверку

Бывает, что история контрагента полна негативных моментов, но он предлагает уникальный продукт или услугу. Например, только он готов оказать услуги по строительству цеха в пгт. Диксон. Таких партнеров называют высокорискованными.

В таком случае рекомендуем предусмотреть в регламенте, что работа с высокорискованными контрагентами возможно только на основании письменного решения комиссии, которое должно быть принято более чем половиной голосов. При этом в спорных ситуациях ФНС и суд обращает внимание на условия сотрудничества, которые компания выбирала, исходя из уровня рискованности контрагента.

Например, когда контрагент является рискованным, но при этом единственным доступным поставщиком, то оплату за его услуги делят частями на промежуточные акты, либо работают с ним по постоплате.

В отчете делают вывод о дальнейшем сотрудничестве с контрагентом с припиской, что иных претендентов на поставку товаров или оказание услуг в сложившихся условиях не найдено. К отчету прикладывают протокол заседания комиссии.

Оставлять решение о сотрудничестве с высокорискованным контрагентом на усмотрение директора — рискованно. Налоговая может сослаться на то, что руководитель был лично заинтересован в сотрудничестве именно с этим партнером. В случае принятия комиссионного решения налоговикам будет сложнее обосновать свою претензию, так как решение принимало сразу несколько лиц и по заранее утвержденной процедуре.

Как API Контур.Фокуса упростит проверку контрагентов

Проверка контрагента с составлением подробного отчета — это долгий процесс, занимающий от пары часов до нескольких дней. Хорошо, если у компании есть собственная служба безопасности. Но даже профильным специалистам довольно сложно детально проверить за день более пяти контрагентов. А ведь нужно еще всё оформить в виде отчета и утвердить его.

В этом помогут специальные сервисы по проверке контрагентов, например, API Контур.Фокус. Он интегрируется в учетную систему клиента и выводит всю информацию о потенциальном бизнес-партнере в одном окне, достаточно указать ИНН. По результатам проверки можно создавать и хранить отчеты, чтобы предоставить их налоговикам.

Образец чек-листа запрашиваемых документов
Образец чек-листа проверяемых источников информации

Автор: Михаил Кобрин, эксперт по финансовому контролю, банкротству и оценке бизнеса