Как проверить нотариальную доверенность на подлинность

Работа с представителем по доверенности — это всегда риск. Документ может быть поддельным или отозванным, содержать ошибки или иметь истекший срок действия. И в таком случае сделку могут признать недействительной. Как проверить нотариальную доверенность, расскажем далее.

Для чего проверять доверенность

При заключении сделки каждая сторона должна подтвердить свои полномочия. Если речь идет о физических лицах, в том числе ИП, которые взаимодействуют друг с другом напрямую, все просто. Сделку они совершают от собственного имени, достаточно будет предоставить документ, подтверждающий личность.

От имени юридического лица чаще всего ее заключает единоличный исполнительный орган (ЕИО), например, генеральный директор. Его полномочия подтверждает выписка из ЕГРЮЛ, и доверенность ему не нужна.

Но не всегда лица участвуют в сделке напрямую, иногда они привлекают представителей. Например, директор улетел в Китай. Чтобы компания продолжала работать и заключать контракты он может назначить доверенное лицо и наделить его правом подписи соответствующих документов. Подтверждать полномочия в таком случае будет специальный документ — доверенность.

Если доверенность представителя оформлена с нарушениями, суд может признать сделку недействительной по правилам ст. 174 ГК РФ. Это же касается случаев, когда доверенный превышает установленные полномочия.

Сделку, совершенную неуполномоченным лицом, также могут признать заключенной непосредственно представителем по правилам ст. 183 ГК РФ.

Риски работы с лицом, действующим по доверенности

При работе с представителем контрагента учитывайте риск, что его доверенность может быть поддельной, отмененной или выданной умершим лицом. В таких случаях документ признается недействительным.

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 188 ГК РФ действие доверенности прекращается в случае смерти гражданина, который выдал этот документ. Но это правило касается только личных доверенностей от физлиц (Постановление АС Московского округа от 24.07.2025 № Ф05-7108/2025 по делу № А40-95756/2024). Доверенность, выданная юрлицом, даже если подписавший ее директор умер, действует до тех пор, пока не будет отозвана или не истечет срок ее действия.

Еще один риск — доверенность есть, но она не наделяет лицо теми полномочиями, которые нужны для заключения сделки. Например, дает сотруднику право на подписание договоров с поставщиками ценой не более 1 млн, а он пытается подписать контракт на 10 млн рублей. Поэтому важен не только факт наличия уполномочивающего документа, но и само его содержание.

Когда нужна нотариальная доверенность

Доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства его интересов (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Нотариальная доверенность — это документ, удостоверенный нотариусом.

В общем случае для передачи полномочий достаточно простой письменной формы. Например, это касается доверенности:

• на представление интересов в суде, в налоговой и других госорганах;
• на подписание договоров и отгрузочных документов;
• на получение и отправку почты;
• на представление интересов в банке.

Проверить такой документ достаточно сложно, так как нет единой базы доверенностей. Единственный способ — прямой запрос доверителю с вопросом о том, актуален ли документ или нет.

Нотариальное заверение нужно только в случаях, прямо прописанных в законе или договоре. Например, если доверенность (п. 1 ст. 185.1, п. 3 ст. 187, п. 2 ст. 188.1 ГК РФ):

• выдана на совершение операций, требующих нотариальной формы, например, для сделок с долями в уставном капитале ООО;
• нужна для государственной регистрации прав и сделок, например, при покупке или продаже недвижимости;
• выдана для государственной регистрации юридического лица;
• нужна для распоряжения правами, зарегистрированными в госреестрах;
• выдана в порядке передоверия, даже если первоначальная доверенность у нотариуса заверена не была (за исключением передоверия юрлицами, их руководителями филиалов и представительств);
• безотзывная.

Заверить у нотариуса можно любую доверенность. Это повышает доверие к данному документу. Более того, стороны сделки для защиты своих интересов могут в договоре прописать, что полномочия их представителей должны быть подтверждены только нотариальными доверенностями.

При несоблюдении требований о нотариальном удостоверении, когда это прямо предусмотрено законом или договором, такая доверенность будет признана ничтожной (пп. 2, 3 ст. 163 ГК РФ).

Кто заверяет нотариальную доверенность

В большинстве случаев заверяет доверенность нотариус. Но если в населенном пункте его нет, то это может сделать администрация, кроме документов на распоряжение недвижимостью (п. 2 ст. 37 «Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I»). За границей доверенности заверяют в консульстве РФ. В любом случае сведения о таких документах вносятся в реестр нотариата.

Где проверить нотариальную доверенность

Информация обо всех нотариальных доверенностях, выданных с 1 января 2017 года, хранится в специальном реестре «Единой информационной системы нотариата». Здесь можно бесплатно проверить статус документа. Даже если он отменен, то об этом в системе будет сделана соответствующая запись.

Порядок внесения сведений в систему регулирует ст. 34.3 «Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I».

Как проверить нотариальную доверенность на подлинность онлайн

Для поиска достаточно зайти на сайт Федеральной нотариальной палаты и ввести три реквизита документа: номер, дату и сведения о том, кто удостоверил доверенность. Для нотариуса — это ФИО, работника консульского учреждения — ФИО и страна, для должностного лица органа местного самоуправления — ФИО и регион РФ.

Если с доверенностью все нормально, то появится надпись: «Документ найден. Регистрационный номер в реестре нотариальных действий ЕИС (номер) от (время) (дата). Нотариально удостоверенных распоряжений об отмене доверенностей, содержащих сведения об отмене доверенности, не найдено».

Свежие доверенности появляются в системе в течение пары дней. Если со дня выдачи документа прошло более трех дней, но в реестре он так и не появился — это повод для беспокойства. В таком случае следует позвонить нотариусу, заверившему доверенность, чтобы уточнить причины ее отсутствия в онлайн-базе.

Сложности при проверке доверенности

Иногда сведения о нотариальной доверенности могут отсутствовать в онлайн-базе нотариата. Такое бывает, если:

• доверенность удостоверена до 1 января 2017 года;
• нотариус не заверял документ;
• доверенность проверяется в день выдачи.

В любом случае стоит связаться с удостоверившем документ нотариусом и уточнить у него причины отсутствия сведений в реестре

Как проверить простую доверенность

Простая, не заверенная нотариусом доверенность ни в какой реестр не попадет. Для того, чтобы ее проверить, рекомендуем:

• обратить внимание на то, кто подписал документ и есть ли у него на это полномочия;
• если доверитель ИП или юрлицо — сверить реквизиты со сведениями из ЕГРИП и ЕГРЮЛ;
• проверить, есть ли на документе подпись и печать;
• обратиться к выдавшему доверенность лицу, чтобы узнать, подписывал ли он ее или нет;
• проверить документ в Контур.Фокусе — если сервис обнаружит отмену простой письменной доверенности, ей будет присвоен статус «Отозвана».

А вот сведения об отмене простой доверенности в официальных источниках найти можно. Распоряжение об отмене подается через портал Федеральной нотариальной палаты или публикуется в газете «Коммерсантъ». Для проверки на сайте нотариата есть отдельная вкладка «Сведения об отмене доверенности совершенной в простой письменной форме».

Как проверить доверенность в Контур.Фокусе

Чтобы проверить доверенность в Фокусе, зайдите на главный экран сервиса. Нажмите меню в верхнем правом углу и выберите «Проверка доверенностей»:

Чтобы проверить нотариальную доверенность введите эти данные:

• реестровый номер доверенности;
• дата выдачи удостоверения;
• ФИО нотариуса;
• ФИО сотрудника консульского учреждения и страна, в чьем консульстве была выдана доверенность;
• ФИО должностного лица и регион органа местного самоуправления.

Чтобы проверить простую письменную доверенность, введите:

• номер доверенности;
• дату выдачи;
• ФИО доверителя или название компании;
• ИНН доверителя.

Через несколько секунд Фокус покажет статус доверенности: действительна или не найдена.

Подробнее о проверке доверенностей в Фокусе читайте в статье

Какие документы запросить вместе с доверенностью

Одной доверенности, даже если ее законность подтверждена, бывает мало. При работе с представителем юрлица следует запросить копию устава. Дело в том, что в нем могут быть прописаны случаи, когда для совершения операции доверенности может быть недостаточно, а, например, также требуется одобрение общего собрания участников.

Также потребуйте предоставить паспорт директора или ИП, подписавшего доверенность. Это нужно, чтобы сравнить подписи — совпадают ли они или нет.

Обязательные реквизиты доверенности

Обязательные реквизиты доверенности следующие:

• дата совершения — без нее документ ничтожен (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
• срок действия — без этой оговорки документ действует в течение одного года со дня совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
• сведения о доверителе: ФИО — для ИП, наименование, реквизиты и ФИО директора — для организации;
• сведения о доверенном: ФИО и паспортные данные;
• перечень полномочий — что именно доверенный может делать от имени и в интересах доверителя.

Внимательно изучайте текст документа, касающийся полномочий. Все формулировки должны быть конкретными и однозначными.

Коротко о главном

При работе с представителем контрагента по доверенности помните о следующем:

1. Доверенность всегда выдают в письменной форме.
2. В случаях, установленных законом или договором, она должна быть заверена нотариусом.
3. Все нотариальные доверенности и сведения об их действительности можно найти на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты.
4. Проверить нотариальную и простую письменную доверенность можно в Контур.Фокусе всего в пару кликов.
5. Помимо доверенности запросите копию устава, так как в нем может быть прописан особый порядок совершения некоторых сделок.
6. Доверенность, в которой не указана дата совершения — ничтожна.

Автор: Михаил Кобрин